Para comprender este fenómeno que está transformando oficinas en todas partes del mundo conversamos con Jorge Giraldo, Director de Google for Work para Hispanoamérica.

La forma en que trabajamos ha cambiado significativamente con el paso de los años. Desde sistemas en la nube hasta aplicaciones, cada vez dependemos más de nuestros computadores, teléfonos e incluso tablets para poder rendir en nuestras labores diarias. Una plataforma que ha sido clave en este proceso es "Google Apps for Work", un servicio que proporciona varios productos del gigante de internet pero con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Así, puede entregar acceso a varias aplicaciones web con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, incluyendo Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Groups, News, Play, Sites y Vault.

Este servicio, creado por Rajen Sheth, un empleado de la compañía que posteriormente desarrolló los computadores Chromebooks, promete entregar a las empresas fiabilidad, seguridad, privacidad y transparencia, todo con herramientas empresariales simples que muchos trabajadores ya usan en su vida cotidiana. Para hablar sobre esta plataforma, y en cómo ha cambiado la manera en que trabajamos durante los últimos años, en AETecno hablamos con Jorge Giraldo, Director de Google for Work para Hispanoamérica, durante su visita a Chile en el evento Atmosphere del gigante de internet.

¿Cuáles son los beneficios de Google for Work tanto para grandes empresas como startups?

Esta plataforma permite más productividad, más eficiencia y más colaboración tanto en empresas como startups. Sin embargo, los emprendimientos, por el mero hecho de ser compañías más pequeñas y, generalmente, más jóvenes, son los que se ven más beneficiados con la adopción de tecnología en su operación. Según un estudio realizado por nosotros y la consultora Millward y Brown (2014), las empresas de menor tamaño que tienen una máxima apropiación de las plataformas digitales se destacan por tener mejores expectativas de crecimiento, mayores incrementos en sus ventas y por generar más empleo.

Esta plataforma permite más productividad, más eficiencia y más colaboración tanto en empresas como startups.

En el caso de empresas grandes, basta ver el ejemplo de Google: tenemos múltiples oficinas alrededor del mundo y miles de empleados que trabajan en equipos multidisciplinarios, frecuentemente con personas que se encuentran a un océano de distancia. El uso de herramientas como Hangouts, Docs, Sheets o Slides, ayudan a facilitar el trabajo y a reducir la distancia que separa a las personas de un mismo equipo, favoreciendo así la colaboración y el fluido intercambio de ideas, lo cual es clave para la forma de trabajar y la cultura que tenemos en la compañía. 

¿Cómo puede cambiar la forma de trabajar con esta plataforma? 

El tema de la colaboración es crucial: creemos que es un factor sumamente significativo y que revoluciona la forma de trabajo tradicional. El poder almacenar un archivo en la nube, para accederlo desde cualquier parte del mundo y a través de cualquier dispositivo, es hoy día indispensable para el sistema de trabajo global que vemos en diversas empresas. Cuando existe la necesidad de viajar mucho, por ejemplo, tener acceso a un documento en cualquier parte, incluso a través de un smartphone, hace una gran diferencia. 

Esta naturaleza colaborativa que ofrece el trabajo en la nube puede incrementar la productividad hasta en un 50%, lo cual es sumamente significativo. 

Lo mismo es el hecho de tener un sólo archivo al alcance de múltiples personas. Anteriormente, para revisar un documento en equipo, era necesario enviar una copia a todos y luego integrar al documento original todos los cambios o comentarios que cada uno hizo en su propia copia. Imagina eso, además, con una serie de emails de ida y vuelta de por medio. No sólo es poco eficiente, sino que es poco productivo. Trabajando con un archivo en Drive, no importa si trabajas solo o con un equipo de 5, 10 ó 15 personas: todos tienen acceso a lo mismo, los cambios son gestionables e incluso puedes comunicarte con tus compañeros dentro del mismo documento. Esta naturaleza colaborativa que ofrece el trabajo en la nube puede incrementar la productividad hasta en un 50%, lo cual es sumamente significativo. 

¿Cómo ha impactado la tecnología la forma en que trabajamos hoy en día y qué transformación podría vivir en los próximos años? 

Esto va muy asociado a la pregunta anterior. Lo divertido de todo esto, es que el trabajo habilitado por plataformas tecnológicas no es una tendencia o una moda que se busque imponer en el lugar de trabajo porque sí. No es innovar por innovar, sino que es tomar un muy buen modelo que las personas ya han adoptado en su vida personal y llevarlo al lugar de trabajo. ¿Por qué trabajar en la oficina con archivadores cuando en tu casa tus finanzas las tienes en documentos digitales? ¿Por qué copiar archivos a una memoria externa cuando la música que escuchas todos los días vive en la nube? Es un cambio natural. Lo raro sería no hacerlo.

¿Por qué trabajar en la oficina con archivadores cuando en tu casa tus finanzas las tienes en documentos digitales?

Lo que hemos observado en la empresa es que el futuro es móvil y que es hacia allá donde nos estamos moviendo. El cambio ya llegó y la velocidad ha ido aumentando exponencialmente, por lo que aquellas compañías que no han hecho el salto (por miedo, por falta de información, por comodidad), deben hacerlo pronto. El trabajo en la nube ha probado adaptarse perfectamente a los nuevos usuarios móviles, facilita la logística laboral, es altamente seguro y aumenta considerablemente los niveles de eficiencia y productividad de las empresas. Quedarse abajo de la que ahora es una tendencia, será simplemente autoexiliarse de lo que mañana será la norma.

¿Cuál es el nivel de uso de Google for Work en Latinoamérica? ¿Qué países van a la delantera en adopción de tecnologías para el trabajo y los negocios?

La adopción de nuestra plataforma de colaboración ha sido muy amplia en Latinoamérica y continúa creciendo muy rápidamente en todo el continente. En este sentido, contamos con miles de clientes que van desde Pymes hasta grandes empresas como por ejemplo Liverpool (retail) y Grupo Nacional Provincial (seguros) en México, CMPC (manufactura) y Clínica Santa María (salud) en Chile, OSDE (salud) en Argentina, Juan Valdez Café (retail) en Colombia o grandes clientes de gobierno como la Ciudad de Bogotá y los ministerios de Interior, de Justicia y de Minas en Colombia. 

¿Tienen algún caso de éxito en nuestra región? ¿Cuál fue el mayor impacto de esta tecnología en ese negocio?

En Chile tenemos varios casos que vale la pena resaltar. En nuestro evento Atmosphere contamos con la participación de LATAM Airlines, quienes al expandirse luego de la fusión de LAN y TAM, vieron su fuerza laboral y sus sedes alrededor del mundo, multiplicadas y con una fuerte necesidad de interconectarse. Ellos usan Google Apps for Work para optimizar procesos de negocio. Por ejemplo, al trabajar con documentos compartidos a través de Drive evitan tener múltiples versiones. Igualmente, han generado una gran cantidad de Sites (micrositios web) para rápidamente consolidar información y documentos relevantes para equipos especializados de trabajo. Con Hangouts, les es posible hacer videoconferencias o chatear con múltiples personas en diferentes ciudades o países, algunos participando incluso desde su celular. Se puede decir que los usuarios que usan Google Apps son tan productivos desde sus celulares cuando están de viaje, como lo son cuando están en su oficina con su PC.

Quedarse abajo de la que ahora es una tendencia, será simplemente autoexiliarse de lo que mañana será la norma.

Otro caso local es el de Viña Concha y Toro, quienes requerían mejorar la gestión y seguridad de sus correos electrónicos, además de adoptar una plataforma con soporte móvil para facilitar el trabajo de sus más de 1.500 empleados en tres continentes. Para ellos, esta plataforma fue la solución a sus problemas: la demanda de soporte para el equipo interno de TI disminuyó considerablemente gracias a la autogestión de contraseñas y la facilidad de acceso a sus casillas de correo. Además, Google for Work le permitió a los usuarios de Concha y Toro una mejor convivencia con la infraestructura de TI, gracias a un mejor uso e interacción con los dispositivos móviles, mensajería unificada y el bloqueo efectivo de correos spam.

¿Cuáles son los mayores obstáculos para la implementación de esta plataforma en Latinoamérica? ¿Qué podemos hacer para superarlos?

Una de las barreras de entrada más grandes que tiene la adopción de tecnologías cloud en las empresas, es el temor al cambio. Pero es imposible que una empresa que continúa haciendo las cosas como siempre las ha hecho pueda sobrevivir en un entorno tan competitivo y sobretodo tan cambiante como el que existe hoy día. Cambiar ya no es opcional, el cambio es ahora una necesidad estratégica.

Afortunadamente estamos viendo que inclusive las empresas más grandes y dominantes de Latinoamérica se están dando cuenta que las ventajas competitivas de los disruptores tienen un componente tecnológico y cultural muy importante. Sus empleados piensan diferente, trabajan diferente y se mueven a velocidades diferentes, lo cual se traduce en mayor productividad y creatividad. 

Cambiar ya no es opcional, el cambio es ahora una necesidad estratégica.

Otro obstáculo que aún encontramos es la creencia de que el trabajo en la nube no es seguro. Sin embargo, la nube ha demostrado ser altamente confiable, e inclusive, por lo menos en el caso de Google, muchísimo más segura que lo que cualquier organización puede garantizar por sí sola. Por esto, entidades de gobierno de todo tipo y grandes empresas multinacionales como PwC, Roche, o el BBVA se sienten seguras utilizando nuestros servicios.

Naturalmente, el tema de la seguridad siempre va de la mano con el de la propiedad y privacidad de la información. Es importante dejar muy claro que la información de nuestros clientes es absolutamente confidencial y es de su propiedad exclusiva. Ellos administran la plataforma, sus usuarios, su información y definen sus propias políticas de seguridad y privacidad, contando con herramientas para llevar a cabo auditorías y manteniendo trazabilidad de cómo fluye su información.

Nosotros contamos con partners locales en varios países de Latinoamérica, que están en capacidad de apoyar a cualquier empresa a entender bien las ventajas de nuestras plataformas y a acompañarlas en los procesos de migración, implementación y gestión del cambio que implica la adopción de estas tecnologías. Estamos aquí para apoyar el desarrollo e impulsar la competitividad de las empresas de nuestro continente.