A juicio de muchos especialistas, hoy vivimos ese momento preciso en el cual empresas y organizaciones tienen la oportunidad de tomar acciones concretas para competir de aquí en más, y subsistir en el futuro, sin ser arrasadas por la revolución digital. Quienes no logren sumarse -o siquiera adaptarse- a los cambios tecnológicos, probablemente verán cómo su negocio tenderá a desaparecer.

No es raro entonces que la transformación digital o, si se quiere, la digitalización, sea una de las tendencias con mayor fuerza en la actualidad. Aunque para algunos ambos términos representan cosas distintas, la esencia radica en el hecho de adoptar herramientas y soluciones digitales que le permitan a las organizaciones mejorar sus procesos de negocio y competir en este nuevo entorno cada vez más tecnologizado.

EXITOSA TRANSICIÓN A LO DIGITAL

Una entidad que parece haber entendido esta necesidad y que, aún con más de 240 años de vida, está siendo capaz de operar con eficiencia, es un claro caso de éxito que grafica esta realidad. Hablamos de la institución financiera de mayor tradición de México, Nacional Monte de Piedad, fundada en febrero de 1775, que se ha caracterizado por ofrecer asistencia económica a los sectores desprotegidos por medio de préstamos prendarios.

Nacional Monte de Piedad concentra cinco millones de clientes repartidos en más de 310 sucursales a lo largo del país. Su máximo órgano gubernamental es el patronato, equivalente al consejo de administración, e integrado por siete mexicanos destacados. Pedro Romero de Terreros Gómez Morín, descendiente y representante de la familia Romero Terreros, funge como patrono secretario desde 2010.

El mismo Pedro Romero de Terreros explica el cambio y la transición que han vivido durante este tiempo: “Hasta hace pocos años manejábamos grandes volúmenes de papel, entre 7.500 y 10.000 hojas, que todos los meses debían imprimirse para entregar a los miembros del patronato y de los cinco comités, de cinco integrantes en promedio, que forman parte del gobierno corporativo. Se trata de entre cuatro y cinco reuniones al mes. Además de las carpetas de 200 a 300 hojas cada una, parte del trabajo involucraba asegurarnos de que las leyeran y después confinar ese material de manera segura”.

¿Se imagina cuán difícil sería lograr eficacia en los procesos con tales niveles de documentación física? Fue por esa situación que decidieron buscar soluciones tecnológicas que mejoraran sus prácticas. Así, migraron a Diligent, una compañía especialista en brindar soluciones de software para digitalizar las juntas directivas. Sin ir más lejos, el servicio es usado por más del 40% de las empresas Fortune 1000, lo cual lo ha convertido en un proveedor confiable para que los líderes del mundo puedan comunicarse y colaborar de manera segura.

BENEFICIOS

Andre Bodowski, Director Regional de Diligent para América Latina, comenta que la motivación principal de las empresas para considerar su plataforma se basa en “la necesidad de mejorar sus prácticas de Gobierno Corporativo, desde la seguridad de la información, la colaboración entre los directores, la capacidad de consultar el material del directorio de manera fácil y sencilla y la importancia de optimizar la distribución segura de los documentos más sensibles de la compañía”.

En esta misma línea, el ejecutivo revela que la otra problemática relevante para las empresas es conseguir la herramienta ideal que permita digitalizar la información de modo que los directorios sean realmente “paperless”. “El ahorro de tiempo y dinero, además de la seguridad de los datos, son especialmente atractivos para los secretarios del consejo”, sostiene.

Respecto a esta última problemática, Monte de Piedad, debió lidiar precisamente con dichas dificultades. ¿Cómo -o con qué herramienta- digitalizar de manera exitosa tal nivel de información? La entidad contrató hace tres años a una empresa que le desarrollaría una aplicación para utilizar específicamente en iPads. “Sin embargo, el tipo de soporte y mantenimiento que podían darnos era siempre limitado y sujeto a darle apoyo a una sola aplicación”, admite Pedro Romero de Terreros. “Hace casi diez meses tuvimos una gran sorpresa el día que llegamos a una de las juntas del patronato y descubrimos que la aplicación no funcionaba. Se imaginarán el pánico cuando nos dimos cuenta de que nadie podía acceder a la información guardada en la aplicación en formato electrónico”, agrega.

Tras aquel incidente, uno de los patronos recomendó Diligent, que se encuentra disponible en toda Latinoamérica, para concretar una transición inmediata a la plataforma.

UPGRADE "INTELIGENTE" Y ESTRATÉGICO

Casos como este, no son ni serán aislados, ni fortuitos. Marco Aranda, Director del área Global Document Outsourcing (GDO) de Xerox Chile, explica que la tendencia de la digitalización llegó para quedarse. "Esto obligará a las empresas a contar con planes, infraestructuras y especialistas adecuados para asumir estos nuevos desafíos, o definitivamente tercerizarlos, entregándole la responsabilidad a un experto que sea capaz de brindar estos servicios de principio a fin".

Por eso, para el ejecutivo una gestión acorde a los tiempos requiere de la definición de una Estrategia Digital, que plantee hoy cómo se utilizarán en el futuro aquellos documentos y datos que son parte constitutiva del conocimiento de las compañías. Esto implica "reflexionar sobre cómo será su administración, cómo se espera que interactúen entre sí y respecto de otras áreas, y qué relaciones sinérgicas se pueden llevar a cabo entre ellos a fin de lograr mejores resultados en plazos más cortos", señala. Así, esto va mucho más allá que tan sólo implementar métodos de digitalización y almacenamiento, o administrar el ciclo de vida de los documentos.

"En el mundo actual el crecimiento y evolución de la tecnología es ya un asunto del día a día. La mayoría de las empresas están muy encaminadas hacia la tecnología y la adopción de un portal digital para sus juntas directivas no es la excepción", apunta Andre Bodowski. Además, revela que el equipo de desarrollo de Diligent está constantemente investigando y actualizando los programas para entregar una buena experiencia de usuario. A eso le suma un factor esencial para facilitarle a las empresas la adopción de estas herramientas: la demostración de lo fácil y útil que es la plataforma junto con una línea de soporte 24/7 en idioma local para brindar cualquier asistencia necesaria. " Las empresas en general, están encaminadas a evolucionar con la tecnología y Latinoamérica no será la excepción", concluye Bodowski.

MENOS PAPEL, MÁS HERRAMIENTAS PARA TODOS LOS TAMAÑOS

Un aspecto interesante de esta tendencia es que no se limita sólo a las grandes empresas. Todos deberán adoptar una vestidura digital. Marco Aranda cita una investigación de Coleman Parkes en la que destacan que más del 80% de las empresas consultadas (pymes) quiere reestructurar sus flujos de trabajo que actualmente hacen en papel. La razón es que 46% del tiempo perdido en este segmento se debe al uso intensivo de procesos en papel, lo que genera disminución de eficiencia y productividad laboral.  

El directivo de Xerox señala además que el "paperless" está siendo cada vez más aceptado en el mercado, pues fomenta el uso responsable del papel en los procesos de negocio. De hecho, agrega que según la encuesta Digitization at Work realizada por Xerox a encargados de TI de diversas organizaciones, al menos el 70% de las empresas consultadas generarán iniciativas de migración a procesos digitales en los próximos dos años. "Esto da cuenta de esta nueva forma de ejecutar las tareas propias de los negocios, a través de “flujos de trabajo” integrados a otras plataformas actuales como los ERPs. Y ya para el 2018 se espera que sólo el 10% de los procesos de negocios utilicen soporte físico", comenta Aranda.

Esto se evidencia en el caso de Monte Piedad. El representante de la institución relata cómo operan actualmente: “Las reuniones ya son totalmente paperless. Cada quién trae su dispositivo durante la reunión y, mientras revisamos la información, la presentación se proyecta con un proyector convencional. Los usuarios pueden hacer anotaciones en el sistema y cuando actualizamos la aplicación todos tenemos la misma información de manera instantánea”.

Romero de Terreros agrega además que todas las actas del comité se llevan de forma completa en formato digital, se pueden consultar resoluciones de hasta cinco años sin problemas y el almacenamiento es ilimitado. Finalmente, la sencillez del sistema es tal que incluso los miembros de 75 y 80 años del consejo pueden usar la herramienta con facilidad.

El camino hacia el desarrollo digital y económico está tomando cada vez más forma. La puerta está abierta a todos, pues empresas grandes como pequeñas sabrán sacar ventajas de la digitalización; de allí la urgencia para quienes se estanquen en procesos antiguos o poco dinámicos. De hecho, según cuenta la gerenta de Marketing de Diligent, sus soluciones se adaptan para organizaciones de cualquier tamaño que busquen optimizar sus juntas directivas. El objetivo -cuenta Latypov- es continuar desarrollando actividades y contenido de interés que fomenten la mejora del gobierno corporativo como aporte al crecimiento económico en nuestra región.