Por José María López Para Think Big. Escribir un texto es todo un arte, y una buena herramienta ofimática nos puede ayudar a lograr nuestro propósito. Un ejemplo es Microsoft Word, repleto de funciones, algunas infrautilizadas.

Escribir textos delante del computador es sinónimo de Microsoft Word. Aunque en la actualidad hay muchas alternativas, como Pages en Mac o Google Drive desde el navegador web, Word ha sido durante años el procesador de texto por defecto de muchos hogares y oficinas en todo el mundo.

Los más veteranos conocerán WordPerfect o Lotus Word, pero todos conocen Microsoft Word. Fácil de usar, repleto de funciones para quien quiera usarlas y disponible en la mayoría de ordenadores, el formato DOC es hoy en día un estándar.

Pero, ¿te has parado a pensar qué porcentaje de Microsoft Word utilizas realmente? ¿Conoces todas las funciones de Word? ¿Y las aprovechas?

En este artículo vamos a repasar las funciones de Microsoft Word que todos deberíamos conocer y, en caso que las necesitemos, todos deberíamos ser capaces de usarlas en nuestros documentos.

Atajos de teclado

En Microsoft Word, como en otros programas, puedes hacer una misma acción de varias maneras. Por ejemplo, dar formato al texto: desde el menú Formato, desde la barra de formato o con atajos de teclado.

Los atajos de teclado permiten realizar tareas con pulsar una combinación de teclas. Es más rápido y nos ahorra tiempo en tareas recurrentes.

Estos son los atajos de teclado imprescindibles para Microsoft Word:

CTRL + A Selecciona el texto de todo el documento.
CTRL + N Añade negrita al texto seleccionado.
CTRL + K Añade cursiva al texto seleccionado.
CTRL + S Subraya el texto seleccionado.
CTRL + G Guarda los cambios en el documento.
CTRL + P Imprime.
CTRL + R Cerrar un documento.
CTRL + X Cortar el fragmento de texto seleccionado.
CTRL + C Copiar el fragmento seleccionado.
CTRL + V Pegar el fragmento que has copiado o cortado.
CTRL + Z Deshacer la última acción.
CTRL + Y Rehacer una acción deshecha.

En Word para Mac los atajos son iguales pero cambiando CTRL (Control) por CMD (Comando).

Encontrar y reemplazar texto

¿Cómo? ¿Que has escrito mal un nombre y aparece en el documento más de treinta veces? Qué desastre.

Microsoft Word cuenta con función de búsqueda, eso es sabido por todos, pero no lo es tanto que en la búsqueda puedes incluir también la sustitución de la palabra encontrada por una corrección.

Desde Edición > Reemplazar puedes activar el cuadro de búsqueda y reemplazo. También con las teclas CTRL+H (CMD+H en Mac).

En el campo buscar indicas la palabra o frase a encontrar y en el campo Reemplazar con la palabra o frase que debe aparecer.

Desde ese cuadro de búsqueda puedes buscar palabra a palabra, para evitar sustituir una falsa coincidencia, o aplicar todos los cambios a la vez (reemplazar todos).

Listas numeradas o no con varios niveles

Uno de los elementos de un documento más básicos pero que no solemos usar demasiado son las listas.

En Microsoft Word podemos crear listas con viñetas (un símbolo delante de cada línea) simplemente colocando un guión o un asterisco delante de la primera línea y saltar a la siguiente línea con la tecla Enter.

Si quieres que en la lista haya subniveles, solo hay que colocar el cursor al principio de la línea en cuestión y usar el tabulador las veces que quieras para crear subniveles. Con la combinación SHIFT+TAB podrás deshacer el subnivel.

Para crear listas numeradas, en vez de usar guiones o asteriscos tendrás que usar números.

Desde la barra de herramientas podrás personalizar las listas con otros símbolos y cambiar la numeración.

Tablas

Si hablamos de celdas nos viene a la cabeza Excel. Sin embargo, en Word también podemos crear tablas con texto o números. No admiten funciones tan avanzadas como Excel pero nos serán muy útiles.

Desde Insertar > Tabla puedes crear una tabla con las columnas y filas que necesites. Posteriormente podrás añadir o quitar las que te falten o sobren. Además, desde Herramientas de tabla > Diseño tienes la posibilidad de personalizar el fondo, las líneas, etc. Herramientas de tabla aparece al seleccionar la tabla con el cursor.

Las tablas son muy maleables. En Autoajuste puedes indicar que el ancho de las columnas sea fijo o se ajuste al contenido que hay dentro. También puede ajustarse al tamaño del documento.

Otra opción interesante es la de crear una tabla a partir de texto. Para ello deberás separar las columnas con tabulación y las líneas creando líneas separadas por un espacio.

Luego seleccionas el texto y en Insertar > Tabla pulsas en Convertir texto en tabla. En el cuadro que aparecerá podrás personalizar aspectos como número de columnas o filas, el autoajuste del ancho de las columnas y cómo debe separar el texto para que detecte correctamente el texto.

Gráficos

Como ocurre con las tablas, los gráficos son terreno de Excel, pero Word también admite este tipo de contenido. Es más, ambos recursos están muy ligados, ya que una buena tabla en ocasiones requiere de un gráfico como apoyo visual.

Las versiones más recientes de Word cuentan con un apartado para Gráficos. Basta con ir a Insertar > Gráfico y elegir uno de los muchos tipos de gráfico disponibles: columnas, lineales, circulares, radiales, de valores…

Una vez has elegido el tipo de gráfico, se abre una hoja de cálculo donde colocar los datos necesarios para que se genere el gráfico. Posteriormente podrás retocar el diseño.

Imágenes y contenido multimedia

Otro elemento para enriquecer un texto es la imagen. Microsoft Word admite imágenes desde hace varias versiones, y en las más recientes también audio y video, obviamente con el propósito de que el documento sea digital, no impreso.

Las imágenes han dado muchos quebraderos de cabeza, pues son fáciles de insertar pero es más complicado indicarle al texto cómo debe comportarse con la imagen.

Microsoft Word permite insertar imágenes que guardes en tu ordenador pero también imágenes de páginas web o que encuentres por internet.

Una vez insertada, puedes indicarle a Word cómo quieres que se coloque el texto entorno a la imagen. Tras seleccionar la imagen o imágenes, hay que ir a Formato > Organizar, pulsar en Alinear y luego Alinear objetos seleccionados. En ese cuadro podrás elegir la posición de la imagen respecto al texto y cómo se ajustará el texto a partir de la imagen o imágenes.

Control de cambios

Un documento de texto pasa por muchas etapas y cambios. Que levante la mano quien se ha encontrado con documentos con nombres del tipo borrador, segundo borrador, documento final, documento final final, documento a entregar, documento a entregar corregido, etc.

Microsoft Word cuenta con una función llamada Control de cambios que sirve para unir todos esos documentos en uno solo donde se refleje el documento con sus muchos cambios. Así es más fácil saber qué se ha cambiado, tanto si trabajas solo como si estás redactando un texto con varias personas.

Desde Seguimiento > Revisar puedes activar el Control de cambios. De ahora en adelante, cuando se hagan cambios, se verán resaltados con colores y tachaduras. En cualquier momento puedes personalizar cómo se verán los cambios para que no te molesten visualmente.