Cuando hablamos de la revolución industrial de nuestros tiempos, referida esencialmente al cambio tecnológico y digital, es fundamental identificar algunos aspectos básicos que permitirań a las ciudades, países o empresas transitar en este camino. En esa línea, ya tenemos notables avances en las grandes empresas que son capaces de soportar buena parte de su negocio de manera digital. Pero, ¿qué pasará con las pequeñas empresas?

Para digitalizar sus operaciones, el paso esencial desde lo más básico es contar con un respaldo digital de todos los documentos. De hecho, según reveló hace unos meses Xerox, más del 80% de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) quiere eliminar el papel de su facturación, de los informes financieros, del manejo de formularios legales y de recursos humanos y de otros procesos que consumen tiempo.
 
La investigación, realizada en más de mil empresas en los EE.UU., Reino Unido, Francia y Alemania, muestra que los encuestados esperan realizar el cambio durante los próximos doce meses. Casi la mitad de quienes respondieron (46%) confirmó que se gasta una cantidad significativa de tiempo en procesos de uso intensivo de papel, y seis de cada 10 consideran que esto tiene un impacto importante en sus resultados financieros.

Esa es parte de la apuesta y el servicio que ofrece Webdox, un emprendimiento chileno que sigue con atención esta tendencia y que ofrece un software capaz de administrar de manera inteligente los documentos legales de las compañías.

Si bien Webdox tuvo su origen desde el mundo del derecho y lo legal -dado la necesidad de los abogados de acceder a información de manera más rápida y fácil- su éxito ha impulsado una expansión a otro tipo de empresas que vieron los beneficios de operar digitalmente. José Manuel Jiménez, CEO y fundador de Webdox comenta para AETecno: “Partimos desarrollando un buscador y plataforma de gestión de documentos legales que al principio se implementó en estudios de abogados, pero que en el tiempo nos dimos cuenta que era transversal a cualquier empresa y/o industria, como la inmobiliaria, financiera, energética, entre otras”.

Así, Jiménez presenta su empresa como proveedora de soluciones de software para el manejo de documentos legales, lo cual implica búsqueda, gestión, creación y administración de los mismos. Además, en el proceso de digitalización, dicen incorporar servicios de inteligencia artificial para clasificar automáticamente los documentos. De esta forma, Webdox busca que la información legal esté disponible y ordenada en línea, entregando software como servicio (Saas), operando desde la nube.

Otro aspecto interesante de la plataforma es que controla el ciclo de vida de los documentos legales y te brinda alertas para administrar su vigencia, entregando así un servicio inteligente. Entre los beneficios que Webdox entrega, la compañía reporta un 85% de ahorro en el tiempo de búsqueda de documentos legales; agilización de un 60% de los procesos contractuales de las empresas; y disminución y mejora en un 70% el tiempo de creación de contratos.

-¿Cuál es su visión y proyección respecto al proceso de digitalización de las empresas y en general, de la economía?

-Es un proceso que hay que pensar estratégicamente y no se puede realizar de una sola vez, debe ser por área, sponsoreado por gerentes que estén dispuestos a llevar este proceso internamente con objetivos claros y automatizando los procesos. Es ahí es donde Webdox tiene esta herramienta que te ayuda a automatizar la información para que se cargue en la plataforma.
Además, el proceso de digitalización tiene varias propiedades importantes, es algo que se debiese hacer urgente para generar trazabilidad de los métodos de cada empresa.  Cada compañía debe considerar que los procesos digitales son nuevas vías para rentabilizar y controlar de mejor manera  la información crítica de su negocio. Por lo tanto, la transformación digital debe efectuarse en virtud de la necesidad de hacer más productiva  a la misma compañía.

-¿Qué rol puede jugar la inteligencia artificial para este emprendimiento y cómo actuaría?

-Para Webdox, el rol de la inteligencia artificial se manifiesta en dos cosas concretas. La primera es la ampliación de productividad, lo que hace es ayudar a ser más eficiente los procesos de implementación  de software; y segundo, la usabilidad, porque ayuda a ofrecer de una forma más ágil los elementos que un usuario quiere agregar en un software.  En definitiva, la inteligencia artificial es usabilidad y productividad porque hace que el usuario pueda tener lo que quiera rápido, y en Webdox ya llevamos más de tres años trabajando con ella.

-¿Cuáles son los mercados con opciones más concretas de explorar fuera de Chile?

-Los mercados que vemos para Webdox  como opción más concretas a explorar fuera de Chile son Colombia, Perú, Argentina, Brasil, México y países crecientes en Centroamérica, como Panamá. Estamos en proceso de internacionalización en varios países implementando nuestro sistema, independiente del país, nuestro sistema se puede utilizar en cualquier lugar del mundo.